仕事・転職

【円満退社の手順】仕事を辞める時の理由・伝え方・タイミングを解説

・仕事を辞めたいんだけど、会社には理由なんて言おう?

・仕事を辞める時ってどんな手続きをすればいいの?

・スムーズに円満退社したい、どうすればいいかなぁ?

 

こんな人のための記事です。

 

筆者の僕は元マイナビ社員、転職経験5回、人事部歴8年ほど。

僕自身が退職を伝えた経験5回、人事部として社員の退職フォローもたくさんしてきました。

 

こんな経験から「円満退社の手順」と退職に関する疑問と回答をまとめました。

本記事では下記について解説しています。

  • 退職手続のタイミングと順番
  • 退職理由と伝え方
  • 引き止めへの対策
  • 残っている有給の扱い
  • 退職手続が進まない時の対処法

本記事を読めば退職手続のすべてがわかり、スムーズに円満退社できるようになります。

 

▼目次

円満退社がマジで大事な理由つだけ

自分たちが思っている以上に、円満退社は大事です。

なぜなら、人の縁は思わぬところで繋がっているから。

理由①:先のことなんて本当にわからない

論より証拠だと思うので、僕の実体験を2つほど。

  • 自宅を買った時にトラブルで入居可能日が遅れ、賃貸仲介業の元同僚が大家さんに掛け合って、格安で1ヶ月だけの仮住まいを手配してくれた
  • サラリーマン独立後に、昔の同僚から副業の相談を受けて、結果的にビジネスパートナーになった

「一般人として関わる機会がない業種だから」とか、「引っ越しで物理的に離れるから、もう会うことはない」という意見もあると思います。

とはいえ、僕もまさか家を買った後に「賃貸物件」のお世話になるなんて夢にも思ってませんでした。

なので、円満退社は大事。そうしておくに越したことはありません。

理由②:新天地で最高のパフォーマンスを発揮するため

不義理な辞め方や揉めた状態で辞めてしまうと、次の職場でも時折思い出して気持ちよく新しい仕事に集中できません。

また、何年経ってもしこりになって思い出すものです。意外と忘れません。

現職ではすべてをやり切って、気持ちよく次の一歩を踏み出しましょう。

 

退職の手続きは?|円満退社の手順ステップ

まずは全体像を把握しましょう。手順は以下の9ステップです。

  1. 就業規則を確認する
  2. 辞めたい理由を整理する
  3. 引き継ぎ業務を整理する
  4. 直属の上司に退職の意向を伝える
  5. 退職日を決めて退職届を提出する
  6. 退職手続きの確認
  7. 社外の関係者に退職の挨拶
  8. 最終出勤日が近くなったらやること
  9. 最終出勤日にやること

一見やることが多いように見えますが、これを半月〜2ヶ月くらいかけてやる感じです。

各ステップのポイントを整理しつつ、順に解説していきますね。

円満退社の手順①:意思表示から退職までの期間を確認する

ここでのポイントは3点です。

  1. トラブル回避のため、就業規則を確認しましょう
  2. 繁忙期に当たりそうなら、規則よりも余裕を持って早めに動く
  3. 一応、法律上は「2週間前の意思表示」で退職できることになってます

会社側にも業務上の都合があるので、自己都合で押し切るのはやめておきましょう。

繁忙期に辞められると替えが効かずに先延ばしされる可能性が高いので、できる限り繁忙期は外しておきたいところ。

転職先が決まっている場合、確認が甘くて出勤可能日がズレてしまうと、先方にいきなり迷惑がかかって心象を悪くしてしまいます。

円満退社の手順②:「辞めたい」と伝える時の理由を用意する

  1. ネガティブな理由ならそのまま伝えるのはNG
  2. 「新しいことにチャレンジしたい」みたいな前向きな理由がおすすめ
  3. 多くを語りたくない場合は「家庭の事情で」

不満をそのまま言うと退職日まで肩身が狭くなったり、逆に改善提案で引き止められる場合もあるので、上記がベターです。

③の理由で掘り下げられた場合は「至って個人的な理由なので詳細は伏せさせてください」で大体通せるはずです。

円満退社の手順③:引き継ぎ業務を整理する

  1. 引き継ぎ業務の内容、業務手順をまとめた資料を作っておく
  2. ざっくりでもいいので引き継ぎ相手とスケジュールも作っておく
  3. 万が一に備えて、退職後の連絡先も添えておく

退職日が決まった後にスムーズに引き継ぎ作業に入れるよう、先回りしておくのがおすすめ。

というのも、どの道上司からこの辺りの指示があるはずなので。

この準備が次のステップで役立ちます。

円満退社の手順④:直属の上司に退職の意向を伝える

  1. 伝えるタイミングは「引き継ぎに十分な期間から逆算」または「退職可能日の1週間くらい前」がベスト
  2. 伝える相手は「直上の上司」、それまで他の人には他言しない
  3. この時点では「退職届(=退職願)」の書類は不要
  4. 二人で話せるよう、終業後に時間を作ってもらう
  5. 退職希望日を伝た上で、正式な日程は上司と相談して決める
  6. ここで引き継ぎ資料があることを伝え、必要であれば渡す
  7. 話の着地は「追って正式な退職日を相談したい」にする
  8. 残っている有給休暇を使いたい場合はそれも伝えておく

ここが山場なので、1つずつ詳しく補足します。

ちょっとポイントが多いですが、逆にここまでやっておけばスムーズに山場を超えられるはずなので、じっくり読んでみてください。

 

①伝えるタイミングは「引き継ぎに十分な期間から逆算」または「退職可能日の1週間くらい前」がベスト

基本は前者です。

なぜなら、退職する時点で迷惑はかけてしまうので、その迷惑を最小限に抑える努力をすべきでして、残る人への配慮は円満退社の大事なポイントです。

後者の場合、退職日は引き継ぎ内容や期間、引き継ぐ相手の目処が立ってから決まるものなので、その調整に1週間くらいの余裕を持たせておくためです。

 

② 最初に知るのは「直上の上司」他言は無用

特にここが重要です。

先に噂が立って上司の耳に入ると、上司の監督責任が問われたり、その火消しに追われたりと話がややこしくなります。同僚や仲がいい人たちに知らせるのも、公式発表日の後にすべきです。

 

③ 退職届はまだ不要

ドラマとかで退職届を出しながら「辞めさせていただきます…!」と伝えるシーンを見たことがあると思いますが、現実は違います。

なぜなら、退職届には「○月△日をもって退職させていただきます」という退職日を入れなければならないから。

この時点ではまだ退職日が決まっていないので、提出はもう少し後でOKです。

 

④ 二人で話せるよう、終業後に時間を作ってもらう

普段あなたが退職する雰囲気を出していなかったとしたら、言われた側は割とショックを受けます。笑

上司がその後の業務に集中できなくなったり、退職に向けた調整が発生してその日の予定に支障を出すのはさすがに失礼なので、就業後に改めて時間を取ってもらうのがいいです。

 

⑤ 退職理由と希望日を伝た上で、正式な日程は上司と相談して決める

退職理由は事前に準備していたものを伝えればOK。引き止められた場合の対処法は後半で解説します。

そして、退職日は自分で勝手に決めちゃダメです。

次の仕事が決まっていたとしても、優先すべきは現職の業務です。雇用契約上、まだ今の会社の社員であることに変わりはないので。

退職日を決めるにあたって、あなたの代わりを探したり、引き継ぎに必要な期間を逆算したりと、ある程度時間が必要なんです。

 

⑥ ここで引き継ぎ資料があることを伝え、必要であれば渡す

上記の事情があるので、ここで用意しておいた「引き継ぎ資料」の出番です。

これがあることで上司は見通しが立てやすくなるし、あなたとしても退職日がスムーズに決まるので、お互いに助かります。

ついでに、「最後まで責任持って業務に当たりますよ」という意思と、「辞める意思は固いですよ」ということも伝わります。

 

⑦ 話の着地は「追って正式な退職日を相談したい」

これは「ちょっと考えさせてほしい」みたいな、退職そのものを保留されるのを防ぐため。

というのも、あなたにとって間延びすることによるメリットは何もなくて、時間を空けて引き止めの説得をされても、それを回避する手間が増えるだけです。

 

⑧ 残っている有給休暇を使いたい場合はそれも伝えておく

退職までのスケジュールに影響するので、使いたい場合はこのタイミングで言っておきましょう。

いろんな理由で有給消化を断ってくるケースも多いので、有給休暇については後で詳しく解説します。

円満退社の手順⑤:退職日を決めて退職届を提出する

ステップ④がちゃんとできていれば、退職日は割とスムーズに確定するはずです。

  1. 退職日が決まったら「退職届(=退職願)」を書いて直属の上司に提出する
  2. 書類のフォーマットが用意されている場合もあるので、就業規則を確認するか人事部や総務部に問い合わせる
  3. フォーマットが無い場合の書き方はこちらを参照(外部リンクです)

ここでようやく書類作成です。

会社で用意されているフォーマットで提出するか、自分で用意するかは会社によって違うので、作成前に確認しましょう。窓口も会社によって違います。(人事部、総務部、総務人事部など)

なお、提出先は退職を伝えた上司でOKです。

円満退社の手順⑥:退職手続きの確認

退職までに必要な書類、返却物などを確認して用意していきましょう。

一般的な返却物

  • 名刺、身分証、社員証(バッジなど)、入館証などは退職日に返却するのが一般的
  • 通勤定期は支給されたものなら返却、自分で購入しているものなら返却不要
  • 健康保険被保険者証は退職日に失効するので、退職日以降速やかに返却

紛失や破損している場合は、再発行費用を請求される場合もあるので注意です。

補足:健康保険被保険者証の失効について

ちょっとややこしいんですが「退職日に失効」というのは、「退職日=最終出勤日」とは限りません。

というのも、有給休暇中は在職とみなされるので、最終出勤日のあとに残った有給を消化する場合は、有給消化の最終日が退職日(=失効日)になります。

円満退社の手順⑦:社外の関係者に退職の挨拶

  1. 退職日が決まった時点で連絡を入れ、できる限り直接会ってご挨拶
  2. 後任者が決まっていたら同席してもらい、挨拶のときに紹介する

営業職がクライアントに挨拶するのはイメージしやすいと思いますが、バックヤード職でも挨拶が必要なケースがあります。財務や経理なら銀行担当者、人事部なら求人広告の担当者や社労士、といった具合。

後任者と先方が顔見知りでも、改めて三者同席で紹介してあげてください。

なお、社外の関係者への退職連絡メールは『【例文テンプレあり】円満退社できる退職挨拶メールとマナーを解説』という記事にコピペして使えるテンプレを用意しているのでどうぞ。

【例文テンプレあり】円満退社できる退職挨拶メールとマナーを解説 ・退職の挨拶ってメールでもいいの? ・退職挨拶のマナーを知りたい ・コピペで使える退職メールのテンプレがほしいな ...

円満退社の手順⑧:最終出勤日が近くなったらやること

  1. 私物を徐々に持ち帰る
  2. PC内のデータを整理する
  3. 引き継ぎが残ってしまいそうなら早めに上司に相談する

最終出勤日に一気に私物を持ち帰るのはなかなか大変なので、使わないものから少しずつ持ち帰っておきましょう。

PC内のデータ整理について

PC内のデータ整理は上司の指示を仰ぎつつ、デスクトップ画像やブックマークなど自分の好みでカスタマイズしたものはなるべく元に戻しておくといいです。

ちなみに僕は、最終日にブラウザの初期化とかしてました。(私用でPCを使っていたらパスワードとか残ってると厄介なので。笑)

引き継ぎは確実に終わらせよう

万が一引き継ぎが滞っているなら、早めに上司と相談して調整しましょう。滅多にないことですが、「終わらないと退職させてもらえない」みたいなトラブルは避けたいので。

円満退社の手順⑨:最終出勤日にやること

  1. 念のため認印を持参する
  2. 準備しておいた返却物を返す
  3. 会社から書類などを受け取る
  4. お世話になった人たちに最後の挨拶、菓子折りなどを渡すといいかも

返却物の受領書などがある場合が多いので、認印を持っていきましょう。多分使います。

会社から受け取るもの

「離職票・雇用保険被保険者証・源泉徴収票・年金手帳」を渡されるはずです。

ハローワークや次の会社に提出する重要書類なので、大切に保管しておきましょう。

最後の挨拶

会社規模や業態にもよりますが、基本的には直接会って感謝の意を伝えましょう。

会える人たちにはちょっとずつでいいので菓子折りを。特にお世話になった役職者の方々には個別で用意すると喜ばれます。内容物よりも気持ちです。

【テンプレあり】退職挨拶はメールでもOK

どうしても会えない人たちはメールでもOKなので、全員に挨拶しておきましょう。

なお、退職連絡メールは相手によって使い分けるべきでして、『【例文テンプレあり】円満退社できる退職挨拶メールとマナーを解説』という記事にコピペして使えるテンプレを用意しているのでどうぞ。

 

引き止められたらどう断る?【簡単】

引き止められた時の断り方には「型」があります。これを押さえておけば簡単です。

  1. 感謝を伝える
  2. ポジティブな転職理由を伝える
  3. 退職の意思が固いことを再度伝える

たとえばこんな感じです。

【感謝を伝える】
自分なんかを必要としてくださり本当に有難うございます。

入社以来、本当に真摯に向き合って育ててくださったことをとても感謝していて、決して今の仕事が嫌で退職するわけではありません。

【ポジティブな理由】
どうしても今の会社ではできない○○に挑戦したくて転職を決断した
次第なので、

【意思が固いことを伝える】
身勝手は重々承知ですが、背中を押していただけると心強いです。

人は感謝してくれている相手に強く当たることはなかなかできません。

ここで不満を口にすればその条件を改善すると提案してくることもあります。

なので、上記のような型を使ってぶつからないようにうまく断りましょう。

 

残ってる有給休暇は?|普通に消化でOKです

有給休暇についてはいろいろ疑問があると思うので、Q&A方式でサクッと回答します。

Q.残りの有給休暇は何日あるの?

よほど適当な会社じゃなければ、労務担当部署(人事部など)が把握しているはずなので問い合わせれば確認できます。

ただし、入社から6ヶ月以内の場合は有給休暇はありません。
6ヶ月を過ぎていても、出勤日数の8割以上出勤していない場合は同様です。

会社で確認が取れない場合は、自分で算出することもできます。

算出方法は『【朗報】バイト、社員関係なし!意外と知らない有給休暇8つのルール』という記事をどうぞ。

Q.有給休暇を買い取ってもらえるって本当?

会社によって違うので、就業規則を確認しましょう。

買取規定がある会社もありますが、法律上は買い取らなければならないという決まりは無いです。

Q.有給休暇中に次の会社で働いても大丈夫?

大丈夫です。

法律上、「有給休暇の使い道は本人の自由」とされています。

Q.有給休暇を断られたらどうする?

前提として、法律上は有給休暇の申請は拒否できないとされています。ついでに、有給休暇は会社が許可するものじゃなく、労働者の権利です。

上司も法律のプロじゃないので、これが違法だということを知らない場合も多いです。

対処法は段階的に以下の3つ。

  1. 話す相手を労務担当部署(人事部など)に変える
  2. 応じてくれない場合は「労働基準監督署に相談します」と言う
  3. それでもダメなら本当に労働基準監督署に相談する

大体②で決着が付くはず。

なぜなら、経営者や労務担当部署にとって「労働基準監督署」はパワーワードなので。

労働基準監督署に相談されると、法令違反の疑いがかかって就業規則や事実確認の調査が入るので、その後の影響を考えるとそれは避けたいからです。

意外と知らない有給休暇つのルール

このQ&Aに知りたいことが無かった場合は、『【朗報】バイト、社員関係なし!意外と知らない有給休暇8つのルール』という記事をどうぞ。

【朗報】バイト、社員関係なし!意外と知らない有給休暇8つのルール ・有休申請したら上司に断られたんだけど… ・バイトにも有休があるってホント? ・会社を辞める時、残ってる有休はどうな...

 

退職手続きがスムーズに進まない場合の対処法

わかりやすいブラック企業・日本語が通じないクレイジーな相手の対処法です。

実際に以下のような意味不明なトラブルが結構起きています。

  • 退職を受理してくれない
  • 「今繁忙期だから」と取り合ってくれない
  • 「辞めたら損害賠償を請求する」と意味不明な脅しをかけてくる
  • 有給を消化させてくれない

会社の法である就業規則が機能していないので、法律に則って手続きしましょう。

絶対に会社を辞められる方法

以下の方法を使うと、合法的に退職できます。

  1. 法的権利を行使する意味で「退職届」を提出する
  2. 手渡しがダメなら内容証明郵便で送る
  3. 揉めずに退職するなら退職代行に外注する

①と②は割と強行策なのである程度揉める覚悟が必要なのと、ほぼ間違いなく残りの出勤日の風当たりが強くなるのでぶっちゃけおすすめしません。

費用はかかりますが、一番楽なのは退職代行に外注する方法です。

① 退職届の法的効力を理解しておこう

退職届は上司が受け取った瞬間に効力を発揮します。

法律上、退職届受領から2週間で強制的に退職することができるので、受け取ってもらえれば退職フラグが立ちます。

② 手渡しがダメなら郵送

とはいえ、退職を受理してくれない時点ですんなり退職届を受け取ってくれるとは思えませんね。この場合は郵送です。

普通の郵送だと「届いていない」とか言ってくる可能性が高いので、内容証明郵便で送るのがおすすめ。

これなら受け取ったことを第三者が証明してくれるので。

③ 退職代行に外注する

退職代行を使うと、早ければ相談した翌日から退職まで、一度も会社に顔を出さずに退職が完了します。

会社を辞めるために膨大な時間とエネルギーを使ったり、争いで強いストレスを感じるのは無駄でしかないです。そのリソースは転職活動や次の仕事に使うべき。

実際に退職代行サービス企業が急成長していて、全国的な退職トラブルの多さが伺えます。

退職代行については『煩わしい退職は「外注」する時代|退職代行とは?』という記事をどうぞ。

煩わしい退職は「外注」する時代|トラブル無縁の退職代行とは? ・上司のパワハラがヤバくて退職させてもらそうにない… ・退職したいんだけど、取り合ってもらえない… ・退職を申し出たら引き止...

 

9ステップでお互い気持ちよく円満退社しよう

最後にもう一度要点をまとめます。

  • 円満退社の9ステップ
    ① 就業規則を確認する
    ② 辞めたい理由を整理する
    ③ 引き継ぎ業務を整理する
    ④ 直属の上司に退職の意向を伝える
    ⑤ 退職日を決めて退職届を提出する
    ⑥ 退職手続きの確認
    ⑦ 社外の関係者に退職の挨拶
    ⑧ 最終出勤日が近くなったらやること
    ⑨ 最終出勤日にやること

  • 引き止められたらどうする?
    → 「型」を使うと簡単&スマート

  • 残っている有給は普通に消化でOK(詳しくはこちら)
  • 相手がクレイジーで退職手続きが進まない
    → 一番楽なのは退職代行(詳しくはこちら)

ということで、この記事の内容を実践すればお互い気持ちよく退職手続きを進めることができて、スッキリした気持ちで新天地に望むことができます。

 

なお、転職活動がこれからの人は『失敗しない転職活動のロードマップ|転職活動の全知識』という記事をどうぞ。

転職活動もやらなくていいことに時間をかけがちなので、効率的に最短距離で進めていくのがおすすめです。

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